סופר – ארגון: ניהול בסביבה כאוטית

ד״ר יעל הלפמן כהן וד״ר בעז תמיר מסבירים: איך ליצור ארגון נכון המנוהל ומבוסס על עקרונות הטבע

ארגון המתנהל כסופר אורגניזם בנוי על עקרונות מפתח דומים לעקרונות בטבע:

• מטרה משותפת – תכלית ומטרה ברורה המהווה מצפן המכוון ברמת על (מטא) כיצד לנהוג.  
• ארגון עצמי ללא מערכת פיקוד ושליטה – העובדים פועלים בתיאום ביניהם, ללא הכוונה מרכזית. יש להם אוטונומיה וחופש פעולה להפעלת שיקול דעת (יצירתית) בשטח לפעול בהתאמה לנסיבות וכתגובה לסימנים (סיגנלים) מהסביבה.
• כללים פשוטים- הכללים הפשוטים מוגדרים וברורים ועוסקים באיזה סיגנל העובד מצופה להשאיר ומתי. הסיגנלים יכולים להיות סיגנלי מידע, כאשר המטרה קשורה לאתגר תפעולי מדיד, או לסיגנלי ערך (Value Markers), במידה והמטרה קשורה להתנהלות על פי ערכי הארגון. לכל עובד או צוות יש את החופש לפעול על פי הכללים, תוך אמון, ששאר העובדים יפעלו גם הם בהתאם למטרה הארגונית או ערכי הארגון, ובהתאם לכישורים ולידע המקצועי שלהם.
• התנהגות מגיחה – פתרון לבעיה, דפוס התנהגות או סטנדרט עבודה, הם תוצר של מהלך אבולוציוני המגיח מן הבסיס (השטח). ברמה הארגונית זוהי התנהגות סתגלנית התומכת בחוסן של הארגון ותומכת במטרה שהוגדרה. ברמה הערכית, ההתנהגות המגיחה היא ביטוי בפועל לאישיות הארגונית.

מודל הסופר ארגון

יישום הסופר ארגון – סיגנלי ערך

חברת הרץ, המשכירה רכבים, חשופה לאירועים בלתי צפויים. באחד הימים, משפחה שומרת שבת, נתקעה עם רכבה השכור, ברמת הגולן, הרחק מכל מוסך, ובסמוך לשעת כניסת השבת. עובד החברה זיהה את הבעיה בשטח ופעל באופן אוטונומי על דעת עצמו, בהתאם למטרת הארגון וערכיו – שירות מיטבי ללקוח.
העובד החליט להעביר לידי המשפחה את רכבו התקין ולהמתין בעצמו לחילוץ. 

• העובד ראה בעיה בשטח שהמנהל לא ראה כי לא נכח שם 
• העובד הפעיל שיקול דעת וקיבל החלטה בשטח מבלי לחכות להנחיות ההנהלה
• הפעולה התבצעה על פי ערכי החברה – שירות מיטבי ללקוח, הלקוח בראש
• הפתרון הוא דוגמא לסיגנל ערך – סיפור המדגים את ערכי הארגון הלכה למעשה
• לאחר העברת סיגנל זה לשאר העובדים בחברה, נצפה לראות סיגנלי ערך נוספים של עובדים אחרים, המחזקים את האישיות הארגונית של חברת הרץ

יישום הסופר ארגון – סיגנלי מידע

בארגון בינלאומי זוהתה בעיה של חריגה מתקציב הנסיעות. תקציב הנסיעות הלך וגדל ויצא מכלל שליטה. בגישה הניהולית הישנה, סביר שהמנכ”ל היה קורא לסדר את מנהליו, מגדיר מדיניות נסיעות ברורה, דורש דיווחים, מעניש על חריגות ומתגמל את החוסכים. אז כיצד ניתן לפתור בעיה זו בגישת הסופר- ארגון?

• הגדרת תכלית (למה? לשם מה?) – הפחתת עלות הנסיעות. כל העובדים מפנימים את דפוסי ההתנהגות ולפיכך שותפים ואחראים להשגת מטרה זו. 
• ארגון עצמי – אין הוראות והנחיות מלמעלה. כל עובד או צוות מחליט באופן אוטונומי על תקציבי הנסיעה שלו
• כללים פשוטים – כל עובד או צוות נדרש לדווח בזמן אמת על הוצאות הנסיעה שלו, ועל דרכים להתייעלות וחיסכון שזיהה (למשל זיהוי מבצעים, תאריכים מוזלים). כל פרט חשוף לדיווחים של אחרים,  ולנתוני הוצאות נסיעה בעבר. אלו סיגנלי המידע. כל עובד נותן אמון בעובדים האחרים שכולם יפעלו בהתאם למטרה
• ההתנהגות המגיחה הצפויה היא ירידה בעלות הנסיעות הכוללת

לסופר ארגון יתרונות ברורים, מעבר לסתגלנות ולהתאמה לסביבה הכאוטית, ובהם:

• חיסכון במשאבי ניהול – עקב שינוי התפקיד הניהולי והעברת אחריות לעובדים בשטח. 
• העצמת העובדים – לכל פרט: חופש אוטונומי בקבלת החלטות על פי ערכי הארגון. הפרט שומר על אוטונומיה, שונות ועצמאות. 
• יתרון לגודל–  כל עובד בשטח הוא “שלוחה” של המנהל. יש בשטח הרבה עיניים שרואות דברים שהמנהל לא רואה. 
• האצה של תהליכי למידה – יש יותר פעולות בשטח המייצרות למידה (סיגנלי מידע וערך). באופן זה יש תהליך למידה המייצר את האישיות הארגונית באופן מואץ, כי יש יותר סיגנלים / פעולות על ציר הזמן. 

הסופר אורגניזם יכול לשמש מודל חשיבה חיוני להובלת שינויים תרבותיים ותפעוליים בארגונים. לימוד דפוסי ההתנהגות והזרימה המתואמת של נחילים ללא הכוונה מרכזית, יכולה לשמש מודל מאיר עיניים עבור מנהלים – מנהיגים המבקשים להוביל שינוי תפיסת החשיבה (התודעה) ותפיסת הניהול לארגונים המבקשים המתפקדים בסביבה כאוטית.